Dirbti komandoje, kurioje vienas narys nuolat „tempia žemyn“, yra vienas didžiausių iššūkių bet kuriam profesionalui. Dažnai jaučiamas susierzinimas, kai kolegos darbai vėluoja, yra nekokybiški arba juos tenka perdaryti kitiems. Tačiau tiesmuka kritika ar pyktis retai duoda teigiamų rezultatų. Atvirkščiai – tai gali sukelti gynybinę reakciją, sugadinti mikroklimatą ir dar labiau sumažinti darbuotojo motyvaciją. Suvokimas, kaip teisingai duoti kritiką bendradarbiui, kuris, atrodo, nesugeba susidoroti su savo užduotimis, yra kritinė kompetencija siekiant išlaikyti komandos produktyvumą.
Efektyvus grįžtamasis ryšys nėra tik pastabų žėrimas. Tai strateginis komunikacijos procesas, kurio tikslas – ne nubausti, o padėti žmogui tobulėti ir suprasti savo klaidas. Šiame straipsnyje aptarsime penkis esminius patarimus, kaip profesionaliai suvaldyti tokias situacijas ir pasiekti realių pokyčių kolegos darbe.
Kodėl tylėjimas nėra išeitis sprendžiant prasto darbo problemas
Daugelis specialistų vengia sakyti pastabas kolegoms, nes bijo konfliktų arba mano, kad tai yra vadovo darbas. Visgi, jei prastas kolegos darbas tiesiogiai veikia jūsų rezultatus, tylėjimas tampa savotišku pritarimu tokiai situacijai. Ilgainiui nesprendžiamos problemos virsta profesiniu perdegimu tiems, kurie dirba už du.
Tyrimai rodo, kad komandos, kuriose vyrauja atvira grįžtamojo ryšio kultūra, yra iki 25 % produktyvesnės. Kai kritika pateikiama laiku ir tinkamai, ji padeda užkirsti kelią didesnėms klaidoms ateityje. Svarbu suprasti, kad kritika kolegai nėra asmeninis puolimas – tai rūpinimasis bendru tikslu.
1. Pasiruošimas ir tinkamo laiko pasirinkimas
Viena didžiausių klaidų – duoti neigiamą grįžtamąjį ryšį pagautiems emocijų. Jei kolega ką tik padarė klaidą, dėl kurios praradote klientą ar turėjote dirbti viršvalandžius, jūsų pirminė reakcija greičiausiai bus impulsyvi. Prieš pradedant pokalbį, būtina nusiraminti ir pasiruošti faktiškai.
Faktų rinkimas vietoj prielaidų
Užuot sakę „tu nieko nesugebi“ arba „tu visada vėluoji“, pasiruoškite konkrečius pavyzdžius. Pavyzdžiui: „Praėjusią savaitę ataskaitą pateikei dviem dienomis vėliau“ arba „Šiame projekto etape liko trys klaidos, kurias aptarėme anksčiau“. Faktai yra nenuginčijami, o apibendrinimai sukelia norą gintis.
Privatumas yra privalomas
Kritika niekada neturėtų būti išsakoma girdint kitiems kolegoms ar per bendrus susirinkimus. Viešas pažeminimas visiškai sunaikina bet kokį norą tobulėti. Pakvieskite kolegą puodeliui kavos arba suplanuokite trumpą susitikimą „akis į akį“. Tai sukuria saugią erdvę, kurioje žmogus gali priimti informaciją be baimės prarasti autoritetą kolegų akyse.
2. Naudokite konstruktyvaus grįžtamojo ryšio modelius
Profesionalioje aplinkoje populiaru naudoti metodikas, kurios padeda struktūruoti mintis. Viena veiksmingiausių yra SBI modelis (angl. Situation, Behavior, Impact – situacija, elgesys, poveikis).
SBI modelio taikymas praktikoje
- Situacija: Įvardinkite konkretų laiką ir vietą. „Vakarykščio susitikimo su klientu metu…“
- Elgesys: Apibūdinkite tai, ką matėte ar girdėjote, be interpretacijų. „… pastebėjau, kad nebuvai pasiruošęs atsakyti į techninius klausimus apie produktą.“
- Poveikis: Paaiškinkite, kaip tai paveikė jus, komandą ar projektą. „Dėl to klientas pradėjo abejoti mūsų kompetencija, o man teko skubiai ieškoti informacijos susitikimo metu.“
Šis metodas leidžia kolegai suprasti, kad jūsų pastaba nėra subjektyvi nuomonė apie jo asmenybę, o tiesioginis ryšys tarp jo veiksmų ir pasekmių.
3. Skatinkite dialogą, o ne monologą
Jei kolega „nieko nesugeba“, tam gali būti priežasčių, kurių jūs nežinote. Galbūt jis negavo tinkamų mokymų? Galbūt jo asmeniniame gyvenime vyksta krizė? O gal jis tiesiog nesupranta savo atsakomybių ribų? Išsakę savo pastebėjimus, būtinai duokite erdvės kitai pusei pasisakyti.
Klausimai, padedantys suprasti priežastis
Užuot klausę „Kodėl taip padarei?“, naudokite atvirus klausimus:
- „Kaip tau pačiam atrodo, kaip sekėsi atlikti šią užduotį?“
- „Su kokiais didžiausiais iššūkiais susidūrei šiame procese?“
- „Ar tau pakanka informacijos ir įrankių, kad galėtum kokybiškai atlikti darbą?“
Klausydamiesi galite suprasti, kad problema nėra žmogaus tingumas, o sisteminės spragos įmonėje. Tokiu atveju grįžtamasis ryšys tampa ne kritika, o bendradarbiavimu ieškant sprendimo.
4. Orientuokitės į sprendimus, o ne į kaltę
Tikslas nėra priversti kolegą pasijusti blogai. Tikslas – pasiekti, kad darbas būtų atliktas. Todėl didžiąją pokalbio dalį turėtų užimti ateities planavimas. Profesionalas visada siūlo sprendimą arba klausia, kokių veiksmų kolega imsis, kad situacija nepasikartotų.
Veiksmų plano sudarymas
Jei matote, kad kolega susiduria su sunkumais, galite pasiūlyti pagalbą, tačiau neperimkite jo darbų. „Ką galėtume padaryti, kad kitą kartą ataskaita būtų laiku? Gal tau padėtų priminimai kalendoriuje arba trumpas aptarimas likus dviem dienoms iki termino?“ – toks požiūris rodo jūsų kolegialumą ir orientaciją į rezultatą.
Svarbu nustatyti aiškius lūkesčius. Jei kolega „nieko nesugeba“, galbūt lūkesčiai niekada nebuvo aiškiai suformuluoti. Susitarkite dėl konkrečių žingsnių: „Sutarkime, kad kitą savaitę parodysi man pirmąjį juodraštį iki trečiadienio pietų“.
5. Gebėjimas išlaikyti empatiją ir asertyvumą
Balansas tarp griežtumo ir supratimo yra sėkmingo bendravimo paslaptis. Prastai dirbantis kolega dažnai pats jaučia stresą ir nepasitikėjimą savimi. Per didelis spaudimas gali jį galutinai paralyžiuoti.
Asertyvus bendravimas
Būti asertyviam reiškia gerbti save ir kitą. Jūs turite teisę reikalauti kokybiško bendradarbiavimo, nes tai veikia jūsų karjerą. Tačiau tai reikia daryti pagarbiai. Venkite sarkazmo, pašaipų ar pasyvios agresijos (pvz., gilaus dūsavimo kolegai kalbant ar akių vartymo). Tai yra neprofesionalumo požymis, kuris sumenkina jūsų paties poziciją.
Parodykite, kad vertinate kolegą kaip asmenį, net jei šiuo metu jo darbiniai rezultatai jūsų netenkina. Pavyzdžiui: „Aš vertinu tavo kūrybiškumą idėjų generavimo etape, tačiau man labai svarbu, kad administracinė dalis būtų atlikta tiksliau, nes tai stabdo visą procesą“.
Kada laikas kreiptis į vadovą?
Ne visada grįžtamasis ryšys tarp kolegų suveikia. Jei išbandėte visus konstruktyvius metodus, kalbėjotės kelis kartus, siūlėte pagalbą, tačiau kolega ir toliau nededa jokių pastangų arba situacija nesikeičia, tai tampa vadybine problema.
Kreipimasis į vadovą neturėtų būti traktuojamas kaip „skundimas“. Tai yra pranešimas apie procesų trikdžius. Vadovui pateikite faktus: „Mes kalbėjomės su kolega X apie vėluojančius darbus jau tris kartus, sutarėme veiksmų planą, tačiau terminai ir toliau ignoruojami. Tai daro įtaką mano projektų pristatymui“. Profesionalus vadovas įvertins jūsų pastangas spręsti problemą savarankiškai ir imsis atitinkamų priemonių.
Psichologinis pasiruošimas: kaip neperimti kolegos naštos
Dirbant su prastai savo pareigas atliekančiu asmeniu, kyla pavojus tapti „gelbėtoju“. Pastebėję, kad kolega nesusitvarko, kompetentingi darbuotojai dažnai tyliai atlieka darbą už juos. Tai didelė klaida. Taip jūs ne tik pervargstate, bet ir užmaskuojate problemą nuo vadovybės.
Leiskite kolegai pajusti savo klaidų pasekmes (žinoma, nekenkdami įmonei kritiniu mastu). Tik susidūręs su realiais savo veiksmų (ar neveikimo) rezultatais, žmogus gali pajusti vidinę motyvaciją keistis. Jūsų darbas yra informuoti, padėti suprasti ir palaikyti, bet ne atlikti svetimas funkcijas.
Išvada: grįžtamasis ryšys kaip augimo galimybė
Mokėjimas teisingai duoti kritiką bendradarbiui, kurio rezultatai netenkina, yra viena vertingiausių minkštųjų galių (angl. soft skills) šiuolaikinėje darbo rinkoje. Tai reikalauja kantrybės, emocinio intelekto ir gebėjimo atskirti asmenybę nuo profesinių rezultatų.
Atminkite, kad penki pagrindiniai žingsniai – pasiruošimas, faktų kalba, dialogas, orientacija į sprendimus ir asertyvumas – padeda sukurti profesinę aplinką, kurioje klaidos tampa pamokomis, o ne konfliktų priežastimi. Galbūt jūsų konstruktyvus pastebėjimas bus būtent tas impulsas, kurio kolegai reikėjo, kad jis pagaliau suprastų savo klaidas ir pradėtų tobulėti. Galiausiai, stipri komanda yra ne ta, kurioje nėra klaidų, o ta, kurioje nariai nebijo vienas kitam pasakyti tiesos ir padėti judėti pirmyn.
